Görev, Yetki ve Sorumluluklarımız

Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin verimli, düzenli ve uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak,

Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda oya katılmaksızın raportörlük görevi yapmak; bu kurullarda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak,

Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunun kararlarını üniversiteye bağlı birimlere iletmek,

Üniversite idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında rektöre öneride bulunmak,

Basın ve halkla ilişkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak,

Rektörlüğün yazışmalarını yürütmek,

Rektörlüğün protokol, ziyaret ve tören işlerini düzenlemek,

Rektör tarafından verilecek benzeri görevleri yapmak,

Kalite Yönetimi Sisteminin etkin olarak uygulanmasını ve sürekliliğini sağlamak,

Kalite Yönetimi Sisteminin performans ve iyileştirme için ihtiyaçlar hakkında üst yönetime rapor vermek,

Genel Sekreter Yardımcısı ve Daire Başkanlıkları ile periyodik toplantılar yapmak, görüş alışverişinde bulunmak,

Üniversiteyi kamu ve özel kuruluşlarına karşı temsil etmek,

Üniversitenin yıllık bütçe çalışmalarını yürütmek ve bununla ilgili Daire Başkanlıklarını koordine etmek,

Bütçe harcamalarında harcama yetkilisi olarak;

Ödeneklerin yerinde ve zamanında kullanılmasından,

Harcama Talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından,

Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından,

Giderin gerçek gereksinme karşılığı olmasından, programlanmış hizmetlerin zamanında yerine getirilmesinden,

Amaca uygun nitelikte mal ve hizmet sağlanmasından sorumludur,

Komisyon, kurul veya bir uzman tarafından düzenlenmiş keşif, hakediş, tutanak veya benzeri belgelere dayalı olarak yapılan ödemelerden Sayıştay’ a karşı sorumlu ve görevli bulunmaktadır.

Üniversite idari teşkilatında görev yapan idari personelin disiplin işlemlerini yapmak,

Genel Sekreter, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken Rektöre karşı sorumludur.

Üniversite idari teşkilatında bulunan birimlerin ilgili yasa, tüzük, yönetmelik, yönerge, usul ve esaslar kapsamında verimli, düzenli, uyumlu ve disiplinli bir şekilde çalışmasını sağlamakta Genel Sekretere yardımcı olmak,

Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulu gündeminin ilgililere zamanında ulaştırılması, kararlarının yazılması, korunması, saklanması ve ilgili birimlere/ kişilere iletilmeleri konularında Genel Sekretere yardımcı olmak,

Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak takip etmek,

Üniversite idari teşkilatında bulunan birimler ile iç/dış paydaşlar arasında koordineli, fonksiyonel ve işlevsel ilişkiler sağlamakta Genel Sekretere yardımcı olmak,

Gerektiğinde Fakülte/Enstitü/Meslek Yüksekokulu Sekreterleri arasında koordinasyonu ve işbirliğini sağlamakta Genel Sekretere yardımcı olmak,

İdare tarafından verilen yazılı ve sözlü görevleri kanunlar çerçevesinde yerine getirmek,

Rektörlüğün protokol, ziyaret, tören, basın ve yayın hizmetlerinin yürütülmesini sağlamakta Genel Sekretere yardımcı olmak,

Başkanı bulunduğu kurul ve komisyonlara katılmak,

Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında bulunan taşınır/taşınmaz malların korunmasını ve koordine edilmesini sağlamakta Genel Sekretere yardımcı olmak,

Kalite Yönetim Sisteminin kurulması ve her türlü faaliyetinin yürütülmesi konularında Genel Sekretere yardımcı olmak,

Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek,

Genel Sekretere imza için gelen evrakları paraf etmek,

Yetkili amirin vereceği diğer görevleri yapmak,

Genel Sekreter Yardımcısı, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken Genel Sekretere karşı sorumludur.

Genel Sekreter tarafından Belge Yönetimi Şube Müdürlüğü’ne havale edilen kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak için evrakı ilgili personele havale etmek, takip etmek ve ilgili kurumlara cevap yazılması konusunda birim sorumlusuna talimat vermek.

Kurum, kuruluş ve şahıslardan Belge Yönetimi Şube Müdürlüğü’ne havale edilen yazıları en kısa sürede cevaplandırmak üzere gerekli işlemleri yaptırmak.

Birimimiz emrinde görev yapacak personelin göreve başlama yazıları ile ayrılan personelin ayrılış yazılarını yazdırma talimatını vermek.

Birimle ilgili her türlü evrakın standart dosya düzenine göre hazırlanması, dosyalanması ve arşivlenmesini sağlamak.

KEP hesabından posta alma-gönderme işlemlerini koordine etmek.

Genel Sekreterlik Belge Yönetimi Şube Müdürlüğü Faaliyet Raporlarını hazırlatmak ve ilgili birime iletilmesini sağlamak.

Üniversite Senato ve Yönetim Kurulu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaların yapılması süreçlerini koordine etmek.

Üniversite Senato ve Yönetim Kurulu kararlarının yazılmasını sağlamak.

Senato ve Yönetim Kurulu kararlarının imzalatılması ve bu kararların ilgili birimlere üst yazı ile iletilmesini sağlamak.

Birimindeki hizmetlerin etkili, verimli ve süratli bir şekilde yapılmasını sağlama amacıyla birim personellerine görev vermek.

Birim personellerinden rapor istemek.

İş yerinde disiplinli bir çalışma ortamı sağlamak.

Birimindeki personellerin uyum ve iş birliği içinde çalışmalarını sağlamak ve denetlemek.

Gerektiğinde çalıştığı bölümde yürütülen diğer faaliyet ve işlemlere yöneticisi tarafından verilen talimatlar çerçevesinde yardımcı olmak.

Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Emrindeki personelin yetişmesi için gerekli eğitimi vermek.

Genel Sekreter tarafından Belge Yönetimi Şube Müdürlüğüne havale edilen kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak için evrakı ilgili personele havale etmek, takip etmek ve ilgili kurumlara cevap yazılmasını sağlamak,

Kurum, kuruluş ve şahıslardan Belge Yönetimi Şube Müdürlüğüne havale edilen yazıları en kısa sürede cevaplandırmak üzere gerekli işlemleri yapmak,

Birimimiz emrinde görev yapacak personelin göreve başlama yazıları ile ayrılan personelin ayrılış yazılarını yazdırmak,

Genel Sekreterlik Birim Faaliyet Raporunu hazırlamak ve ilgili birime iletmesini sağlamak,

Üniversite Senato ve Yönetim Kurulu gündeminin belirlenmesi için gerekli çalışmaların yapılması, Senato ve Yönetim Kurulunda alınan kararların yazılmasını sağlamak,

Senato ve Yönetim Kurulu Üyelerine imzalatılması ve bu kararların ilgili birimlere üst yazı ile iletilmesini sağlamak,

Kuruma Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile gelen evrakı Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne (EBYS) kayıt ettirmek ve Kurumdan Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile gidecek evrakın gönderilmesini sağlamak,

Kaydı ve havalesi yapılan evrakı ilgili birime zimmet karşılığı Evrak Dağıtım Görevlisi tarafından iletilmesini sağlamak,

Kurum dışına gidecek evrakın mevzuata uygun şekilde gönderilmesini sağlamak. ( zarflamak, postaya teslim etmek, vb.),

Birimi ilgilendirmediği gerekçesi ile iade edilen evrakın ilgilisine gönderilmesi işlemlerini yaptırmak,

Gerektiğinde çalıştığı bölümde yürütülen diğer faaliyet ve işlemlere yöneticisi tarafından verilen talimatlar çerçevesinde yardımcı olmak,

Birimindeki hizmetlerin etkili, verimli ve süratli bir şekilde yapılmasını sağlamak,

Birimindeki personellere görev vermek, yapılan görevleri denetlemek,

Birim personellerinden rapor istemek,

İş yerinde disiplinli bir çalışma ortamı sağlamak,

Birimindeki personellerin uyum ve iş birliği içinde çalışmalarını sağlamak,

Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Üniversitemiz Akademik ve İdari birimlerinden Yönetim Kurulu ve Senato gündemi taleplerinin toplanması.

Üniversitemiz Rektörlüğü’nün önerisi üzerine toplantı günü ve saatinin belirlenmesi.

Üniversitemiz Akademik ve İdari birimlerinden toplanan Yönetim Kurulu ve Senato gündem maddelerinin hazırlanması.

Gündem maddelerinde atıfta bulunulan kanun, yönetmelik vb. bilgi ve belgelerin hazırlanması.

Hazırlanan gündem maddesi ve eklerinin tanzim edilerek üyelere sunulması.

Toplantı salonunun fiziksel durumunun düzenlenerek gerekli teknik altyapınının düzenlenmesi.

Toplantı sonunda alınan Yönetim Kurulu ve Senato kararlarının raporlanması.

Yönetim Kurulu ve Senato kararlarının imzaya sunulması.

Yönetim Kurulu ve Senato kararlarının ilgili birimlere bildirilmesi için gerekli yazışmaların yapılması.

Yönetim Kurulu ve Senato kararlarının bir nüshasının arşivlenmesi.

Birimindeki hizmetlerin etkili, verimli ve süratli bir şekilde yapmak.

İş yerinde disiplinli bi çalışma ortamı sağlamak.

Birimdeki personelle disiplinli, uyumlu ve iş birliği içinde çalışmak.

Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Kurum, kuruluş ve şahıslardan gelen birime sevk edilmiş yazıları en kısa sürede cevaplandırmak üzere gerekli işlemleri yapmak.

Tüm birimler arasında evrak akışını hızlı ve güvenilir bir şekilde sağlamak.

Süreli yazıları takip etmek.

Evrakların “Standart Dosya Planı” çerçevesinde yapılmasını, sınıflandırılmasını, dosyalanmasını, arşivlenmesini sağlamak.

Birime başlayan veya birimden ayrılan personelin başlayış-ayrılış yazılarını yazmak.

Birimde çalışan personelin izne ayrılma veya izinden dönüş durumlarını ilgili birime bildirmek.

Üniversitemiz Senato ve Yönetim Kurulu kararlarının üyelere imzaya götürmek.

Birimindeki hizmetleri etkili, verimli ve süratli bir şekilde yapmak.

Birim Faaliyet Raporlarını hazırlamak.

İş yerinde disiplinli bir çalışma ortamı sağlamak.

Birimdeki personelle disiplinli, uyumlu ve iş birliği içinde çalışmak.

Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Kurum içi ve Kurum dışı (posta, kargo v.s.) yoluyla gelen tüm yazışmaların zimmet karşılığı teslim alınması ve Genel Sekreterlik makamına sunulması.

Genel Sekreterlik makamından teslim alınan evrakların Elektronik Belge Yönetim Sistemine (EBYS) kayıt edilmesi ve sevk edilen ilgili birimlere zimmetle teslim edilmesi.

Yanlış gelen kargoların iade işleminin yapılması.

Kurum tarafından dış kurumlara yazılan ve gönderilecek evrakların zarflanarak belirtilen adrese gönderilmesi.

Tüm birimler arasında evrak akışının hızlı ve güvenilir bir şekilde sağlanması.

Talep halinde İl içi kurumlara yazılan yazıların elden zimmet karşılı teslim edilmesi.

Gönderilen posta ve kargoların takibinin yapılması.

Üniversitemiz Senato ve Yönetim Kurulu kararlarının üyelere imzaya götürülmesi.

Birimindeki hizmetlerin etkili, verimli ve süratli bir şekilde yapmak.

İş yerinde disiplinli bir çalışma ortamı sağlamak.

Birimdeki personelle disiplinli, uyumlu ve iş birliği içinde çalışmak.

Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.